Polityka Prywatności

§ 1. Postanowienia ogólne

1. Niniejsza Polityka Prywatności (dalej „Polityka") określa zasady przetwarzania danych osobowych osób korzystających z serwisu internetowego dostępnego pod adresem ukryjvin.pl (dalej „Serwis").

2. Korzystanie z Serwisu jest równoznaczne z zapoznaniem się z treścią niniejszej Polityki.

3. Polityka stanowi uzupełnienie Regulaminu świadczenia usług drogą elektroniczną dostępnego w Serwisie.

§ 2. Administrator danych osobowych

Administratorem danych osobowych Użytkowników Serwisu (dalej „Administrator") jest:

[Nazwa firmy / Imię i nazwisko przedsiębiorcy], z siedzibą w [adres siedziby], NIP: [___-___-__-__], REGON: [__________], KRS / CEIDG: [__________].

Kontakt z Administratorem jest możliwy:

• pocztą elektroniczną: kontakt@ukryjvin.pl;
• za pośrednictwem komunikatora WhatsApp dostępnego w Serwisie;
• listownie — na adres siedziby wskazany powyżej.

§ 3. Cele i podstawy prawne przetwarzania danych

Administrator przetwarza dane osobowe Użytkowników w następujących celach i na następujących podstawach prawnych:

1. Realizacja usługi audytu VIN i usuwania historii pojazdu — art. 6 ust. 1 lit. b RODO (wykonanie umowy lub podjęcie działań na żądanie osoby, której dane dotyczą, przed zawarciem umowy).
2. Kontakt z Użytkownikiem w odpowiedzi na zgłoszenie (telefon, WhatsApp, e-mail) — art. 6 ust. 1 lit. b oraz lit. f RODO (uzasadniony interes Administratora w postaci obsługi zapytań).
3. Wystawianie faktur i prowadzenie dokumentacji księgowej — art. 6 ust. 1 lit. c RODO (obowiązek prawny ciążący na Administratorze).
4. Rozpatrywanie reklamacji oraz dochodzenie i obrona przed roszczeniami — art. 6 ust. 1 lit. f RODO (uzasadniony interes Administratora).
5. Marketing własnych usług — art. 6 ust. 1 lit. f RODO; w zakresie marketingu e-mail oraz SMS — art. 6 ust. 1 lit. a RODO (zgoda).
6. Analityka i poprawa działania Serwisu (cookies analityczne, narzędzia typu Google Analytics, Microsoft Clarity, Hotjar) — art. 6 ust. 1 lit. a RODO (zgoda).

§ 4. Zakres zbieranych danych

Administrator zbiera następujące kategorie danych:

1) Dane podawane dobrowolnie w formularzach Serwisu:

• imię,
• numer telefonu,
• adres e-mail (opcjonalnie),
• numer VIN pojazdu,
• treść wiadomości skierowanej do Administratora.

2) Dane techniczne zbierane automatycznie:

• adres IP,
• typ i wersja przeglądarki internetowej,
• system operacyjny urządzenia,
• źródło wejścia (URL referrer, parametry UTM),
• data i czas wizyty,
• identyfikatory plików cookies.

Status numeru VIN: sam numer VIN nie jest danym osobowym w rozumieniu RODO (nie identyfikuje osoby fizycznej). Niemniej, ze względu na powiązanie z danymi kontaktowymi Użytkownika, Administrator przetwarza go z taką samą starannością jak dane osobowe.

§ 5. Odbiorcy danych

Dane osobowe Użytkowników mogą być udostępniane następującym kategoriom odbiorców:

• Operatorzy serwisów docelowych, z których zlecane jest usunięcie historii VIN (m.in. BidFax, AutoAstat, Bid.cars, autoauctions.io, Stat.vin, AutoAuctionHistory) — w zakresie niezbędnym do złożenia oficjalnego wniosku o usunięcie danych.
• Dostawcy usług hostingowych i informatycznych — na podstawie odrębnych umów powierzenia przetwarzania danych.
• Dostawcy narzędzi komunikacyjnych (m.in. WhatsApp / Meta Platforms Ireland Ltd.).
• Operatorzy płatności online (np. Stripe, PayU, Przelewy24) — w zakresie obsługi transakcji.
• Biuro księgowe i kancelaria prawna — w zakresie świadczenia usług na rzecz Administratora.
• Organy państwowe — wyłącznie na podstawie obowiązujących przepisów prawa.

§ 6. Przekazywanie danych poza Europejski Obszar Gospodarczy

W związku z charakterem świadczonych usług (usuwanie danych z serwisów zlokalizowanych m.in. w USA, Kanadzie, Wielkiej Brytanii) Administrator może przekazywać dane Użytkowników do państw trzecich.

Przekazanie danych odbywa się wyłącznie:

• na podstawie standardowych klauzul umownych zatwierdzonych przez Komisję Europejską (art. 46 ust. 2 lit. c RODO);
• na podstawie decyzji Komisji Europejskiej stwierdzającej odpowiedni stopień ochrony danych osobowych w państwie trzecim (art. 45 RODO);
• w innych przypadkach — wyłącznie po uzyskaniu wyraźnej zgody Użytkownika.

Użytkownik może uzyskać kopię stosowanych zabezpieczeń kontaktując się z Administratorem.

§ 7. Okres przechowywania danych

Dane osobowe są przechowywane przez okres:

• Dane związane z realizacją usługi — przez czas trwania umowy oraz 3 lata po jej zakończeniu (okres przedawnienia roszczeń wynikający z Kodeksu cywilnego).
• Dane na fakturach i w dokumentacji księgowej — przez 5 lat licząc od końca roku kalendarzowego, w którym wystawiono dokument (art. 74 ust. 2 ustawy o rachunkowości).
• Dane przetwarzane na podstawie zgody (marketing, cookies) — do czasu wycofania zgody.
• Logi serwera — do 12 miesięcy.
• Dane osób, które wypełniły formularz audytu VIN, ale nie zawarły umowy — do 90 dni od ostatniego kontaktu, chyba że Użytkownik wyrazi zgodę na dłuższy okres.

§ 8. Prawa osób, których dane dotyczą

Każdej osobie, której dane są przetwarzane, przysługują następujące prawa:

• prawo dostępu do danych (art. 15 RODO);
• prawo sprostowania danych (art. 16 RODO);
• prawo usunięcia danych („prawo do bycia zapomnianym", art. 17 RODO);
• prawo ograniczenia przetwarzania (art. 18 RODO);
• prawo przenoszenia danych (art. 20 RODO);
• prawo sprzeciwu wobec przetwarzania danych (art. 21 RODO);
• prawo wycofania zgody w dowolnym momencie (art. 7 ust. 3 RODO) — wycofanie nie wpływa na zgodność z prawem przetwarzania, którego dokonano przed wycofaniem;
• prawo wniesienia skargi do organu nadzorczego — Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych, ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa.

Realizacja powyższych praw następuje na podstawie zgłoszenia wysłanego na adres kontakt@ukryjvin.pl. Administrator odpowiada w terminie do 30 dni od otrzymania żądania.

§ 9. Pliki cookies i technologie śledzące

Serwis wykorzystuje pliki cookies oraz podobne technologie (np. localStorage, piksele śledzące) w następujących kategoriach:

• Cookies niezbędne — zapewniają prawidłowe działanie Serwisu (sesja, bezpieczeństwo, zapamiętywanie wyboru cookies). Działają bez zgody Użytkownika na podstawie art. 173 ust. 3 ustawy Prawo telekomunikacyjne.
• Cookies analityczne — Google Analytics 4, Microsoft Clarity, Hotjar. Pomagają zrozumieć sposób korzystania z Serwisu. Działają wyłącznie po wyrażeniu zgody.
• Cookies marketingowe — Meta Pixel (Facebook), Google Ads, TikTok Pixel. Umożliwiają mierzenie skuteczności reklam i personalizację. Działają wyłącznie po wyrażeniu zgody.

Użytkownik może w dowolnym momencie zmienić swoje preferencje dotyczące cookies poprzez panel ustawień plików cookies dostępny w stopce Serwisu lub poprzez ustawienia przeglądarki internetowej.

§ 10. Bezpieczeństwo danych

Administrator stosuje odpowiednie środki techniczne i organizacyjne zapewniające ochronę przetwarzanych danych osobowych przed nieuprawnionym dostępem, utratą lub zniszczeniem, w szczególności:

• szyfrowanie połączenia z Serwisem przy użyciu protokołu SSL/TLS;
• kontrolę dostępu do danych w oparciu o uprawnienia ról;
• regularne kopie zapasowe;
• okresowe audyty bezpieczeństwa systemów;
• szkolenia personelu z zakresu ochrony danych osobowych.

§ 11. Profilowanie i automatyczne podejmowanie decyzji

Administrator nie podejmuje wobec Użytkowników decyzji opartych wyłącznie na zautomatyzowanym przetwarzaniu danych, w tym profilowaniu, które wywoływałyby skutki prawne lub w podobny sposób istotnie wpływały na Użytkownika.

Dane analityczne mogą być wykorzystywane do segmentacji odbiorców komunikacji marketingowej, jednak nie mają wpływu na warunki świadczonych usług ani ich cenę.

§ 12. Zmiany Polityki Prywatności

Administrator zastrzega sobie prawo wprowadzania zmian w niniejszej Polityce w każdym czasie, w szczególności w przypadku zmiany przepisów prawa, zakresu świadczonych usług lub używanych narzędzi.

Aktualna wersja Polityki jest publikowana w Serwisie wraz z datą ostatniej aktualizacji. Zmiany wchodzą w życie z dniem publikacji.

§ 13. Kontakt

We wszelkich sprawach związanych z ochroną danych osobowych prosimy o kontakt pod adresem: kontakt@ukryjvin.pl.

Dziękujemy za zaufanie.